ResiScan Transfervermerk
Nachträglich ersetzendes Scannen
ResiScan richtet sich an Behörden, Unternehmen und Organisationen, die ersetzende Scanverfahren nach TR-RESISCAN oder vergleichbaren Richtlinien umsetzen und dabei eine nachvollziehbare, revisionssichere Dokumentation der Scanprozesse benötigen.ResiScan wurde durch die ITK Harburg AöR angeregt und wird dort seit 2025 erfolgreich eingesetzt.
Scanner Software Scan2PDF Prof
ResiScan – Werkzeug zur Erstellung und Einbettung von Transfervermerken im Rahmen ersetzender Scanverfahren
Vorteile von ResiScan
Im Regelfall muss die Erfassung der Transfervermerke direkt im Scanprozess erfolgen. Dies setzt in der Praxis den Einsatz spezialisierter und kostenintensiver Scanlösungen voraus.
ResiScan verfolgt einen anderen Ansatz: Das PDF-Dokument wird zunächst wie gewohnt mit vorhandener Scannersoftware (z. B. Scan-to-File) erstellt. Der Transfervermerk wird anschließend in einem separaten Schritt hinzugefügt.
Diese Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:
Kosteneffizienz: Es ist keine teure Spezial-Scanlösung erforderlich.
Einfache Integration: Vorhandene Scanner und Scansoftware können ohne Änderungen weiterverwendet werden.
Flexible Nachbearbeitung: Der Transfervermerk kann zeitlich und organisatorisch unabhängig vom Scanvorgang erstellt werden.
Einfache Verteilung: ResiScan lässt sich kostengünstig und unkompliziert im Netzwerk bereitstellen.
Kurzbeschreibung
ResiScan ist eine zweistufige Softwarelösung zur Unterstützung von ersetzenden Scanprozessen gemäß den Vorgaben der Technischen Richtlinie RESISCAN (TR-RESISCAN).
Die Anwendung ermöglicht die Konfiguration von Eingabeparametern für Transfervermerke, die Erfassung der erforderlichen Metadaten im Zusammenhang mit einem Scanvorgang sowie die Erzeugung und Einbettung dieser Informationen in ein archivfähiges PDF/A-3b-Dokument.
Systemaufbau
ResiScan besteht aus zwei voneinander getrennten Modulen:
Modul 1 – Konfigurator
Definition und Verwaltung der Eingabefelder für Transfervermerke.
Verwendung vordefinierter Variablen (u. a. PDF-Metadaten, Dateiname, Seitenanzahl, Benutzername, Hostname, Datum, Uhrzeit, u.v.m.).
Optionale Einbindung einer Zertifikatsdatei für die spätere Signatur.
Festlegung von Verzeichnispfaden für Quell- und Zielablagen.
Ausgabe einer Konfigurationsdatei, die als Grundlage für das Viewer-Modul dient.
Modul 2 – PDF Viewer
Anzeige des zu verarbeitenden PDF-Dokuments.
Abfrage und Erfassung der Transfervermerkinformationen gemäß Konfiguration.
Prüfung auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit.
Erzeugung einer Transfervermerkdatei im Textformat oder optional im XML Format.
Einbettung der Transfervermerkdatei als Dateianhang in das PDF-Dokument.
Konvertierung des PDFs in das Format PDF/A-3b.
Signierung des Dokuments mit dem im Konfigurator hinterlegten Zertifikat.
Optionale Ablage des signierten Enddokuments in einem definierten Zielverzeichnis.
Technische Hinweise
Ausgabeformat: PDF/A-3b mit eingebetteter Text oder XML- Datei als Transfervermerk.
Signaturverfahren: Nutzung einer extern bereitgestellten Zertifikatsdatei (z. B. PKCS#12/PFX).
Variablen: Automatische Übernahme von Dateiinformationen, Systemparametern und PDF-Metadaten.
Ablagestruktur: Konfigurierbare Quell- und Zielverzeichnisse.
Verfahrenskontrolle: Über das Alter des Dokuments kann gesteuert werden, welche PDF-Dateien für die Erstellung eines Transfervermerks zugelassen sind.
Integration in bestehende Systeme
Modul 2 lässt sich über Parameter starten — so kann z. B. das zu konvertierende PDF mitgegeben werden. Zusätzlich lassen sich weitere Informationen wie Scanner-Hardware und -Software über Parameter übergeben, um die Integration in bestehende Abläufe zu ermöglichen.
Elektronische Signaturverfahren in ResiScan 1.1.0.0
ResiScan unterstützt seit Version 1.1.0.0 die direkte Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) auf PDF-Dokumenten gemäß eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und TR-ResiScan (BSI-TR-03138).
Das Signaturverfahren basiert auf der standardisierten PDF/A-3b-Konvertierung in Verbindung mit einer detached PKCS#7/CAdES-Signatur (Profil PAdES-BES oder optional PAdES-T).
Neu in ResiScan 2.1: Scandaten übernehmen und Scanvorgänge nachvollziehbar dokumentieren
ResiScan ergänzt PDF-Dokumente um einen konfigurierbaren Transfervermerk und unterstützt die visuelle Kontrolle sowie die digitale Signatur. Mit Version 2.1 können zusätzlich eingebettete Scanprotokolle ausgewertet werden. So werden Herkunft, Zusammenstellung und protokollierte Bearbeitungen der Dokumentseiten im Transfervermerk nachvollziehbar.
Scandaten, PDF-Informationen und Unternehmensvorgaben zusammenführen
ResiScan führt die Informationen aus dem Scanprotokoll mit den PDF-Daten, aktuellen Systemdaten und den Vorgaben Ihres Unternehmens zusammen. Verfügbare Scannerinformationen, Scanzeitpunkt, Duplexmodus und Seitenzahlen werden automatisch in die vorgesehenen Transferattribute übernommen. Das reduziert manuelle Eingaben und schafft eine einheitliche Dokumentation.
Ein Scanbericht für das konkrete Dokument
Der Scanbericht unterscheidet zwischen der gesamten Scansitzung und den Seiten des aktuell geöffneten PDFs. Das ist besonders hilfreich, wenn ein größerer Stapel auf mehrere Dokumente verteilt wird.
- Scansitzung und Scandurchläufe: Eine gemeinsame Sitzungskennung verbindet die aus einem Scanvorgang entstandenen Teil-PDFs.
- Erfasste Seiten und entfernte Leerseiten: Die Mengenangaben machen den Umfang der Sitzung und die Entfernung von Leerseiten nachvollziehbar.
- Ursprüngliche Scanpositionen: Bei Teil-PDFs zeigt der Bericht, welche Seiten aus dem ursprünglichen Scan enthalten sind. Zusammenhängende Positionen werden als kurze Bereiche dargestellt.
- Protokollierte Bildbearbeitungen: Der Bericht nennt die betroffenen Seitennummern im aktuellen PDF.
- Seiten ohne belegte Scanherkunft: Zusätzlich eingefügte Seiten, beispielsweise aus einem PDF-Import, werden im Bericht entsprechend gekennzeichnet.
Beispiel: Von 18 erfassten Scanseiten werden 8 Leerseiten entfernt. Es bleiben 10 Scanseiten. Enthält ein Teil-PDF davon 6 Seiten, weist der Bericht 18 erfasste Scanseiten für die Sitzung und 6 PDF-Seiten mit Scanherkunft für dieses Dokument aus.
Passend zu Ihrem Verfahren konfigurierbar
Im Konfigurator lässt sich das neue Attributset mit einem Klick hinzufügen. Die sechs Abschnitte des Scanberichts können einzeln verwendet und angezeigt werden. Beschriftungen, Ausgabetexte und Hilfetexte lassen sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Sie entscheiden, welche Informationen in den Transfervermerk aufgenommen werden und welche Felder der Sachbearbeiter in der Eingabemaske sieht. Automatisch übernommene Scanwerte stammen aus dem aktuellen Dokument und werden nicht durch frühere Eingaben ersetzt.
Vorhandene PDFs und PDFs mit Scanprotokoll
ResiScan verarbeitet vorhandene PDFs aus Ihren bestehenden Abläufen. Für die zusätzliche Übernahme eines Scanprotokolls kann Scan2PDF ab Version 10.1 verwendet werden. Das Protokoll wird direkt im PDF mitgeführt; eine separate XML-Datei muss nicht übertragen werden. Die Weiterverarbeitung kann daher auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Von der Sichtprüfung zum signierten Enddokument
Nach der visuellen Kontrolle und der Ergänzung erforderlicher Angaben erstellt ResiScan das Enddokument im Format PDF/A-3b mit eingebettetem Transfervermerk als Text oder XML. Die digitale Signatur erfolgt gemäß den eingerichteten Signatureinstellungen. Ein enthaltenes Scanprotokoll wird dabei durch den Transfervermerk ersetzt.
Der Scanbericht unterstützt die Prüfung, indem er Herkunft und protokollierte Veränderungen sichtbar macht. Die visuelle Kontrolle bleibt ein eigener Schritt im Verfahren.
Merkmale im Überblick
Merkmal | Beschreibung |
Signaturtyp | PAdES-BES (Standard) / PAdES-T (mit TSA) |
Algorithmus | RSA 2048 / SHA-256 |
Signaturformat | PKCS#12/PFX oder PKCS#7 / CMS (DER, detached) |
Signaturfeld | adbe.pkcs7.detached im PDF |
Zertifikatsquelle | Windows-Zertifikatsspeicher (CurrentUser\MY) |
Schlüsselverwaltung | über KSP/CSP des Vertrauensdiensteanbieters (z. B. Certum SimplySign) |
Zeitstempel | RFC 3161-Server (optional) |
PDF-Kompatibilität | PDF 1.7 / PDF/A-3b |
Hashbereich | ByteRange nach PAdES-Standard |
Ergebnis | qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS |
Anbieter | Land | Signaturtyp | Integration | TSA-Dienst | Kompatibilität | Bemerkungen |
Certum (Asseco) SimplySign Desktop / Cloud | 🇵🇱 Polen | Remote QES (Cloud-HSM) | Windows KSP / CryptoAPI | RFC 3161 TSA | Voll kompatibel | Bereits getestet & freigegeben. Signatur über SimplySign Desktop und Smartphone-App. |
D-Trust (Bundesdruckerei) | 🇩🇪 Deutschland | QES Smartcard / HSM | Windows CSP (Middleware Nexus) | BNetzA-TSA | Kompatibel bei installiertem CSP | Für Behördenumgebungen mit Kartenleser geeignet. |
SwissSign / Swiss Post Trust | 🇨🇭 Schweiz | QES Smartcard / Remote | Windows CSP/KSP | SwissSign TSA | Kompatibel | ZertES- und eIDAS-anerkannt, technisch identisch nutzbar. |
GlobalSign (DSS lokal PFX) | 🇧🇪 / 🇬🇧 EU | QES lokal (PFX) | PKCS#12 (PFX) | GlobalSign TSA | Kompatibel mit lokalen PFX-Zertifikaten | Cloud-/REST-Integration folgt in der nächsten Ausbaustufe. |
Praxisbeispiel: Einsatz von ResiScan in einer kommunalen Behörde
In einer kommunalen Behörde werden täglich eingehende Papierdokumente wie Bescheide, Anträge und Verträge eingescannt.
Bisher mussten Transfervermerke bereits während des Scanvorgangs erfasst werden. Dies erforderte den Einsatz einer speziellen, kostenintensiven Scansoftware, die nur auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern installiert war.
Mit ResiScan wurde der Prozess vereinfacht:
- Die Mitarbeiter scannen die Dokumente wie gewohnt mit vorhandenen Geräten und der etablierten „Scan-to-File“-Funktion in ein zentrales Netzwerkverzeichnis.
- Ein Sachbearbeiter öffnet das PDF anschließend im ResiScan-PDF-Viewer und erfasst dort die erforderlichen Transfervermerkinformationen gemäß der im Konfigurator erstellten Vorlage.
- Nach Prüfung der Vollständigkeit erzeugt ResiScan automatisch eine textbasierte Transfervermerkdatei, bettet sie ins PDF ein, konvertiert das Dokument in PDF/A-3b und signiert es.
- Das fertige Dokument wird in das elektronische Archivsystem der Behörde übernommen; das Papieroriginal kann gemäß den Vorgaben der TR-RESISCAN vernichtet werden.
Ergebnis:
Die vorhandene Scanhardware konnte unverändert weiterverwendet werden, teure Spezialsoftware entfällt, und der Prozess ist nun revisionssicher, flexibel und einfach im Netzwerk auszurollen.