ResiScan Transfervermerk
ResiScan richtet sich an Behörden, Unternehmen und Organisationen, die ersetzende Scanverfahren nach TR-RESISCAN oder vergleichbaren Richtlinien umsetzen und dabei eine nachvollziehbare, revisionssichere Dokumentation der Scanprozesse benötigen.
ResiScan – Werkzeug zur Erstellung und Einbettung von Transfervermerken im Rahmen ersetzender Scanverfahren
Vorteile von ResiScan
Im Regelfall muss die Erfassung der Transfervermerke direkt im Scanprozess erfolgen. Dies setzt in der Praxis den Einsatz spezialisierter und kostenintensiver Scanlösungen voraus.
ResiScan verfolgt einen anderen Ansatz: Das PDF-Dokument wird zunächst wie gewohnt mit vorhandener Scannersoftware (z. B. Scan-to-File) erstellt. Der Transfervermerk wird anschließend in einem separaten Schritt hinzugefügt.
Diese Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:
Kosteneffizienz: Es ist keine teure Spezial-Scanlösung erforderlich.
Einfache Integration: Vorhandene Scanner und Scansoftware können ohne Änderungen weiterverwendet werden.
Flexible Nachbearbeitung: Der Transfervermerk kann zeitlich und organisatorisch unabhängig vom Scanvorgang erstellt werden.
Einfache Verteilung: ResiScan lässt sich kostengünstig und unkompliziert im Netzwerk bereitstellen.
Kurzbeschreibung
ResiScan ist eine zweistufige Softwarelösung zur Unterstützung von ersetzenden Scanprozessen gemäß den Vorgaben der Technischen Richtlinie RESISCAN (TR-RESISCAN).
Die Anwendung ermöglicht die Konfiguration von Eingabeparametern für Transfervermerke, die Erfassung der erforderlichen Metadaten im Zusammenhang mit einem Scanvorgang sowie die Erzeugung und Einbettung dieser Informationen in ein archivfähiges PDF/A-3b-Dokument.
Systemaufbau
ResiScan besteht aus zwei voneinander getrennten Modulen:
Modul 1 – Konfigurator
Definition und Verwaltung der Eingabefelder für Transfervermerke.
Verwendung vordefinierter Variablen (u. a. PDF-Metadaten, Dateiname, Seitenanzahl, Benutzername, Hostname, Datum, Uhrzeit, u.v.m.).
Optionale Einbindung einer Zertifikatsdatei für die spätere Signatur.
Festlegung von Verzeichnispfaden für Quell- und Zielablagen.
Ausgabe einer Konfigurationsdatei, die als Grundlage für das Viewer-Modul dient.
Modul 2 – PDF Viewer
Anzeige des zu verarbeitenden PDF-Dokuments.
Abfrage und Erfassung der Transfervermerkinformationen gemäß Konfiguration.
Prüfung auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit.
Erzeugung einer Transfervermerkdatei im Textformat.
Einbettung der Transfervermerkdatei als Dateianhang in das PDF-Dokument.
Konvertierung des PDFs in das Format PDF/A-3b.
Signierung des Dokuments mit dem im Konfigurator hinterlegten Zertifikat.
Optionale Ablage des signierten Enddokuments in einem definierten Zielverzeichnis.
Technische Hinweise
Ausgabeformat: PDF/A-3b mit eingebetteter Textdatei als Transfervermerk.
Signaturverfahren: Nutzung einer extern bereitgestellten Zertifikatsdatei (z. B. PKCS#12/PFX).
Variablen: Automatische Übernahme von Dateiinformationen, Systemparametern und PDF-Metadaten.
Ablagestruktur: Konfigurierbare Quell- und Zielverzeichnisse.
Verfahrenskontrolle: Über das Alter des Dokuments kann gesteuert werden, welche PDF-Dateien für die Erstellung eines Transfervermerks zugelassen sind.
Praxisbeispiel: Einsatz von ResiScan in einer kommunalen Behörde
In einer kommunalen Behörde werden täglich eingehende Papierdokumente wie Bescheide, Anträge und Verträge eingescannt.
Bisher mussten Transfervermerke bereits während des Scanvorgangs erfasst werden. Dies erforderte den Einsatz einer speziellen, kostenintensiven Scansoftware, die nur auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern installiert war.
Mit ResiScan wurde der Prozess vereinfacht:
- Die Mitarbeiter scannen die Dokumente wie gewohnt mit vorhandenen Geräten und der etablierten „Scan-to-File“-Funktion in ein zentrales Netzwerkverzeichnis.
- Ein Sachbearbeiter öffnet das PDF anschließend im ResiScan-PDF-Viewer und erfasst dort die erforderlichen Transfervermerkinformationen gemäß der im Konfigurator erstellten Vorlage.
- Nach Prüfung der Vollständigkeit erzeugt ResiScan automatisch eine textbasierte Transfervermerkdatei, bettet sie ins PDF ein, konvertiert das Dokument in PDF/A-3b und signiert es.
- Das fertige Dokument wird in das elektronische Archivsystem der Behörde übernommen; das Papieroriginal kann gemäß den Vorgaben der TR-RESISCAN vernichtet werden.
Ergebnis:
Die vorhandene Scanhardware konnte unverändert weiterverwendet werden, teure Spezialsoftware entfällt, und der Prozess ist nun revisionssicher, flexibel und einfach im Netzwerk auszurollen.